Facturation et facturation 3PL : comment la technologie peut vous aider

Il peut être difficile de gérer la facturation et la facturation 3PL, principalement si vous n'utilisez pas l'automatisation. Bien que ces procédures soient complexes et exigeantes, votre capacité à communiquer efficacement avec les consommateurs peut également en dépendre. Le processus de facturation devient plus simple pour vous à l'avenir si vous remplissez correctement toutes les tâches nécessaires et incluez toutes les catégories de frais appropriées sur la facture. Néanmoins, il serait utile que vous disposiez généralement d'un support technique pour tout maintenir sous gestion. De plus, des opérations telles que la facturation peuvent avoir un impact significatif sur le succès global et l'image de votre entreprise.

D'autres facteurs, tels que des accords variés, peuvent également être problématiques, ainsi que différentes options de facturation. Assurez-vous que rien n'est inexact ou ne cause de problème. De nombreux facteurs doivent être pris en compte et vous devez vous assurer que tous les travaux sont terminés rapidement et correctement.

Vous avez peut-être besoin d'un outil numérique utile pour organiser les choses, mais comment pouvez-vous faire en sorte que la technologie fonctionne en votre faveur et comment peut-elle aider votre entreprise ? Examinons les principales catégories de logiciels et d'outils comptables pour les prestataires logistiques tiers et comment utiliser les solutions numériques pour résoudre les problèmes de facturation.

Qu'est-ce que le 3PL ?

Si vous possédez un site de vente au détail, le traitement des commandes est crucial pour les opérations de votre entreprise. Vous pourriez découvrir que le traitement des commandes des clients en interne n'est plus pratique à mesure que votre entreprise se développe.

La logistique tierce peut aider à cela. Avec l'aide de 3PL Billing and Invoicing, une entreprise peut externaliser la logistique opérationnelle, de l'entrepôt à la distribution, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur d'autres aspects de votre organisation.

Il existe une large gamme de services proposés par les fournisseurs de logistique tiers liés à la logistique de la chaîne d'approvisionnement. La logistique, le stockage, la cueillette, l'emballage, la planification des stocks, le traitement des commandes, l'expédition et les services logistiques sont tous inclus.

L'expression «logistique tierce partie» n'a peut-être pas été utilisée, mais dans les années 1970 et 1980, les entreprises ont commencé à externaliser leurs besoins logistiques entrants et sortants à des tiers.

Le terme « 3PL » est devenu monnaie courante en raison du développement et de l'expansion du commerce électronique dans les années 1990 et 2000, et les 3PL ont élargi la portée de leurs offres. La logistique de tiers est le terme utilisé pour décrire la chaîne d'approvisionnement intégrée des opérations d'entrepôt et des services de transport.

Facturation 3PL processus

1. Signature d'un accord. Vous devez établir un accord de facturation avec le client qui comprend tous les détails, y compris la fréquence de facturation, les services à fournir, les prix, les conditions spéciales et les options de paiement. Pour plus d'informations sur vos droits et devoirs légaux, reportez-vous à l'article 7 du Code de commerce uniforme. Vous pouvez également consulter les normes de l'industrie pour les conditions contractuelles et les procédures de facturation auprès de l'International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Collecte de données pour les transactions. Après avoir terminé les services décrits dans le contrat, vous compilez des données sur toutes les mesures prises concernant ce client, telles que les rapports de temps et de main-d'œuvre, les bons de travail, les reçus d'achat, les rapports d'exécution des commandes, les rapports de fournitures, etc. Les services à valeur ajoutée sont certainement inclus si vous les offrez.
3. Calcul. Sur la base des accords de facturation, vous décidez quels services doivent être facturés et combien facturer. Certains services, comme le stockage, peuvent être facturés mensuellement ; d'autres (comme le choix et l'emballage) sont souvent facturés par article.
4. Rédaction et envoi d'une facture. Enfin, vous donnez à votre client une facture avec une liste de tous les coûts.

Principaux problèmes de facturation et de facturation 3PL

1. Manque de visibilité auprès des consommateurs

– Les clients demandent fréquemment : "Pourquoi avons-nous été facturés ?" » ou « À quoi sert exactement cette facture ? Les clients doivent comprendre ce qu'ils achètent. Vous ne pouvez pas déconstruire adéquatement vos devis tarifaires, fournir les informations nécessaires, ni même certifier l'exactitude des statistiques si votre facturation est effectuée manuellement ou avec des technologies obsolètes. Quel monde merveilleux ce serait si vous n'aviez pas à vérifier et à expliquer chaque élément de la facture !

2. Informations décousues

– De nombreuses opérations sont effectuées quotidiennement dans les entrepôts. Si vous ne disposez pas d'un lien direct entre vos processus de gestion d'entrepôt et de facturation pour surveiller et documenter chaque activité, vous risquez davantage d'oublier quelque chose. Bien sûr, les opérations non facturées sont celles qui ne sont pas détectées. Vous ne voulez pas perdre d'argent, n'est-ce pas ? Non, car cela implique une perte de revenus.

3. Retards de synchronisation

– En ce qui concerne les problèmes précédents, la facturation différée est un phénomène irritant mais courant. Dans cette situation, la précision est requise et pas seulement une vertu. Vous pouvez prouver votre fiabilité et gagner la confiance et la coopération de vos clients en leur remettant les factures appropriées aux moments appropriés.

4. Erreurs humaines

– Eh bien, à la lumière de tous les problèmes que nous avons décrits avec la facturation, ce problème devrait être plutôt évident. La probabilité d'erreurs est trop grande si les calculs sont effectués dans des feuilles de calcul Excel ou sur papier. En conséquence, soit vous perdez de l'argent si vous sous-facturez, soit le consommateur n'est pas satisfait des dépenses supplémentaires. De plus, votre personnel comptable prend plus de temps puisque la documentation doit être corrigée et réécrite.

5. Accords clients variables

– Parce que chaque consommateur est unique, vous avez souvent besoin d'une approche personnalisée afin de le convaincre de vos concurrents. Cela conduit à proposer des prix spécifiques, à conclure des arrangements uniques et à promouvoir des remises exclusives, mais cela crée également de la complexité lors de la production de factures personnalisées.

Comment améliorer votre gestion de la facturation et de la facturation 3PL :

1. Automatisez la facturation de vos clients 3PL

Vos opérations d'administration de facturation 3PL peuvent être automatisées pour éliminer davantage les interactions humaines. L'étape suivante consiste à développer des ensembles de règles pour permettre la Facturation client 3PL une fois vos systèmes d'expédition reliés et vos données rassemblées et standardisées dans votre plateforme de suivi des colis et de business intelligence (BI).

Tous les 3PL ne sont pas identiques en ce qui concerne l'administration de la facturation et les procédures de facturation. Chaque entreprise aura différents transporteurs, plans tarifaires, accords clients et remises en raison de leurs besoins commerciaux uniques, ce qui augmente la complexité du processus de facturation client.

C'est pourquoi il est crucial de disposer d'un outil d'analyse logistique capable de gérer un nombre infini d'ensembles de règles et d'analyser rapidement des millions d'enregistrements.

En intégrant leurs différents systèmes commerciaux, les 3PL peuvent mieux utiliser leur outil d'analyse logistique pour générer des factures clients et gérer efficacement les paiements en repoussant automatiquement les données dans le système cible.

2. Rassemblez votre pile de technologies d'expédition.

L'intégration complète des systèmes dans l'ensemble de votre pile technologique d'expédition de colis est la première étape pour améliorer l'analyse des colis 3PL et les processus de facturation. Pour exploiter les données critiques de l'entreprise, chaque système que vous utilisez pour livrer des colis doit être lié et fournir des données à votre plate-forme d'analyse de colis et de BI.

Utilisation d'un système d'analyse de colis solide qui fournit une source unique de vérité et permet une prise de décision basée sur les données en cartographiant les champs de données et en important régulièrement des données d'expédition complètes.

L'agrégation et la standardisation de vos données constituent la prochaine étape de l'intégration de la pile technologique de livraison de colis. Les noms de champ ou de colonne dans les données stockées dans les systèmes TMS, WMS, OMS et de l'opérateur ne correspondent souvent pas. Un nom de compte dans un fichier peut être considéré comme un nom de client dans un autre. À moins que vous n'utilisiez une solution capable de normaliser les données lors de l'importation, les champs non standard dans les données poseront d'énormes problèmes de compréhension et d'analyse.

Il est crucial de choisir une plate-forme d'analyse de colis et de veille économique qui peut accepter des données sous différentes formes et modifier ces données automatiquement lors de l'importation.

Les technologies traditionnelles d'analyse de colis nécessitent souvent un format d'importation de données rigide, ce qui place la responsabilité de la mise à jour manuelle de ces données sur une ressource humaine. Les plus petites entreprises trouvent cela inefficace et chronophage, mais pour les expéditeurs importants et les 3PL, les interfaces humaines créent rapidement des goulots d'étranglement et des difficultés dans l'ensemble du système d'expédition. Pour augmenter la productivité et réduire les points de contact humains, assurez-vous d'utiliser une analyse avancée capable d'ingérer des données provenant de diverses sources et formats.

Avantages de l'utilisation de la facturation et de la facturation 3PL

Un fournisseur 3PL peut être utilisé avec plusieurs avantages. L'avantage le plus important est qu'en externalisant ces opérations, vous pouvez vous concentrer sur la croissance des ventes, du marketing et de la gamme de produits de votre entreprise. Vous disposez de ressources et de temps supplémentaires après avoir externalisé 3PL. Voici quelques autres avantages :

1. Améliorez l'expérience client en répondant à leurs attentes en matière de livraisons régulières le lendemain ou le jour même. Parce que vous avez accès au vaste réseau de distribution de 3PL, vous pouvez fournir une livraison rapide quel que soit l'endroit où la commande est envoyée.
2. Économisez de l'argent sur les dépenses. Sans exploiter votre propre espace et vos propres employés, cela pourrait entraîner des économies importantes en matière de stockage. De plus, les entreprises qui offrent des prévisions d'inventaire efficaces peuvent vous aider à maximiser vos niveaux de stock et à réduire les dépenses liées au maintien des marchandises à portée de main.
3. Augmentez ou diminuez si nécessaire. La demande varie tout au long de l'année pour la plupart des entreprises. Vous pouvez contrôler plus efficacement les pics et les creux en utilisant un 3PL plutôt que de prendre des engagements de capital inutiles.