Logiciel ERP est l'un des systèmes logiciels les plus compliqués au sein d'une entreprise, mais c'est aussi l'un des plus bénéfiques.
Les installations ERP réussies rassemblent une variété de technologies connectées qui permettent aux organisations de rationaliser et d'automatiser les activités, résultant en une source unique de vérité dans toute l'entreprise.
Le processus d'adoption de l'ERP est en proie à des risques tels que la transmission de données inexactes et un manque de formation des utilisateurs finaux. Par conséquent, la mise en œuvre réussie des systèmes ERP nécessite un alignement, une planification approfondie et une collaboration interfonctionnelle.
Dans cet article, nous verrons comment les entreprises peuvent efficacement éviter les risques critiques associés aux installations logicielles à grande échelle en mettant en œuvre une méthodologie standardisée lors du processus de planification de la mise en œuvre de l'ERP.
Qu'est-ce que l'ERP ?
Alors que beaucoup de gens confondent ERP avec un simple logiciel de comptabilité, c'est bien plus que des débits, des crédits et des écritures de journal.
En termes simples, l'ERP est une application logicielle qui intègre (ou connecte) toutes vos activités ou transactions commerciales dans une seule application logicielle. Un système unique gère tous les aspects de l'usine, de l'entrepôt, du service comptable, du service client ou du bureau exécutif.
Les systèmes ERP (qui contiennent souvent un logiciel de comptabilité "de base" et un grand livre général) intègrent généralement la gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement, le traitement des commandes et les achats, la gestion de la relation client, la fabrication, les rapports financiers et la comptabilité, etc.
Qu'est-ce que la mise en œuvre de l'ERP ?
Un système ERP intègre plusieurs processus d'entreprise, tels que les finances, les ressources humaines, les ventes et la fabrication, pour offrir des avantages tels qu'une productivité et une efficacité accrues. La méthode de conception, de configuration et de déploiement d'un système ERP est appelée implémentation ERP. Parce qu'un système ERP prend en charge et automatise diverses tâches, le processus prend souvent quelques mois et est sophistiqué.
Pour assurer une installation réussie, l'entreprise doit d'abord analyser soigneusement ses besoins, déterminer comment réorganiser les opérations pour s'adapter au système, configurer le système ERP pour prendre en charge ces processus, puis le tester correctement avant de le distribuer aux utilisateurs. Une bonne préparation et une technique de mise en œuvre progressive sont essentielles pour terminer toutes ces tâches à temps.
Quelle est la meilleure méthode de mise en œuvre ?
Les deux stratégies les plus courantes sont l'adoption massive d'ERP et l'adoption progressive d'ERP.
Votre système complet passe en ligne avec un ERP "big bang", et tout le monde dans notre entreprise effectue la transition simultanément. En bref, vous mettez en ligne tous les modules de tous les départements en même temps. Cette méthode peut réduire le calendrier de déploiement de l'ERP, mais elle peut également créer des interruptions plus importantes des opérations commerciales normales et imposer une charge supplémentaire au personnel.
D'un autre côté, une stratégie progressive fera en sorte que le système ERP soit introduit progressivement, souvent par module ou domaine fonctionnel. Ce processus de déploiement, souvent appelé « atterrir et étendre », prendra plus de temps car les éléments sont introduits progressivement au fil du temps. Cette stratégie peut aider le personnel interne à réduire les risques et l'anxiété.
Les deux approches de mise en œuvre d'ERP présentent des avantages et des inconvénients. Votre équipe de partenaires technologiques peut vous aider à développer la stratégie de mise en œuvre optimale pour votre situation spécifique.
Quelles sont les six phases de la mise en œuvre d'un ERP ?
1. Découverte et planification
Quelle est exactement la première étape de la mise en place d'un ERP ? Cette étape comprend la recherche et la sélection du système, la formation d'une équipe de projet et la spécification des exigences système complètes.
L'équipe de projet sera responsable de diverses tâches de mise en œuvre, telles que la publication du plan de projet et des dates butoirs, l'allocation des ressources appropriées, la prise de décisions concernant les produits et la conception et la gestion quotidienne du projet.
L'un des premiers objectifs de l'équipe sera d'acquérir une compréhension approfondie des difficultés actuelles, telles que les inefficacités des processus et les exigences du système ERP. Supposons que l'entreprise ait déjà établi une analyse de rentabilisation ERP. Il peut avoir spécifié des préoccupations commerciales générales et des objectifs de mise en œuvre, tels qu'une clôture financière plus rapide, une meilleure compréhension opérationnelle ou la préparation d'une introduction en bourse. Ceux-ci peuvent conduire à une étude plus approfondie, y compris la documentation des routines actuelles et la concentration du développement du système.
Au cours de cette phase, l'équipe peut choisir et acheter un système ERP lorsque l'entreprise comprend clairement ses besoins. Une décision critique est d'utiliser une solution ERP sur site ou basée sur le cloud. Vous achetez et installez du matériel et des logiciels dans le centre de données de votre organisation pour une solution sur site. D'autre part, l'ERP basé sur le cloud est souvent fourni sous la forme d'un service d'abonnement accessible sur Internet, ce qui facilite son adoption et nécessite moins d'expertise informatique interne.
. Concevoir
La phase de conception développe une conception détaillée du nouveau système ERP basée sur des exigences précises et une compréhension des flux de travail actuels. Cette phase implique la création de nouveaux flux de travail plus efficaces et d'autres processus métier qui utilisent le système. Les utilisateurs doivent être concernés lors de la phase de conception, car ils ont la connaissance la plus détaillée des processus métier actuels. Les impliquer dans le processus de conception permet également de s'assurer qu'ils accepteront et utiliseront le nouveau système.
3. Développement
La phase de développement peut commencer une fois que des critères de conception clairs ont été établis. Cette phase implique la mise en place et, si nécessaire, l'adaptation du logiciel pour tenir compte des procédures révisées. Cela peut également impliquer l'établissement d'une intégration avec tout autre système d'entreprise de l'entreprise que le système ERP ne remplacera pas. L'entreprise doit installer le matériel et les logiciels requis si vous utilisez un système ERP sur site.
Parallèlement au développement du logiciel, l'équipe doit créer du matériel de formation pour aider les utilisateurs à s'adapter au nouveau système. Il doit également commencer à planifier la migration des données, ce qui peut être compliqué car il nécessite fréquemment l'extraction, le traitement et le chargement de données à partir de nombreux systèmes, chacun pouvant utiliser différents formats et contenir des informations en double ou incohérentes.
4. Tests
Les tests et le développement peuvent avoir lieu en même temps. L'équipe de projet, par exemple, peut tester des modules et des fonctionnalités spécifiques, puis concevoir des réparations ou des modifications en fonction des résultats et retester. Alternativement, il peut essayer un module ERP pendant qu'un autre est encore en cours de développement. Les tests initiaux des opérations fondamentales du logiciel doivent être suivis de tests approfondis de toutes ses capacités, notamment en permettant à certains employés de tester le système pour toutes leurs tâches quotidiennes. Cette étape devrait également impliquer le test des données transférées et la formation de base des utilisateurs finaux.
5. Déploiement
Vous avez travaillé sur cette phase depuis le lancement du système. Préparez-vous aux problèmes car il peut y avoir de nombreuses pièces en mouvement et des membres du personnel confus, malgré vos meilleures tentatives pour les préparer à la transition. L'équipe de projet doit être prête à répondre aux demandes de renseignements, à aider les utilisateurs à comprendre le système et à s'efforcer de résoudre tout problème. Si nécessaire, votre partenaire de mise en œuvre devrait pouvoir vous aider à résoudre les problèmes. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de temps pour s'adapter au système et obtenir les gains de productivité attendus.
6. Assistance et mises à jour
Après le déploiement, nourrir votre projet ERP contribue à la satisfaction des utilisateurs et garantit à l'organisation d'obtenir les résultats escomptés. Durant cette phase, l'équipe du projet sera toujours en charge de la système ERP, mais son attention se tournera vers l'écoute des commentaires des utilisateurs et l'adaptation du système en conséquence. Au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont introduites, un développement et une configuration supplémentaires sont nécessaires. Les nouveaux employés sont formés sur le système.
En quoi est-ce important?
Plusieurs fonctions commerciales dans une entreprise prennent des décisions qui influencent l'organisation à tout moment. L'ERP permet une gestion centralisée de toutes les divisions et opérations de l'entreprise.
L'ERP est un entrepôt d'informations et une source unique de vérité pour l'organisation. Il simplifie la vie des décideurs et permet aux responsables de département de s'appuyer sur les données pour prendre des décisions commerciales critiques.
Voici les raisons pour lesquelles le déploiement de l'ERP est essentiel pour votre entreprise.
1. Analyses détaillées
Étant donné que l'ERP est une base de données centralisée, il fournit également des fonctionnalités de création de rapports. Il enregistre toutes les activités des utilisateurs et aide les dirigeants d'entreprise à prendre des décisions susceptibles d'améliorer les fonctionnalités de l'entreprise. La création de rapports sans ERP peut prendre plusieurs jours ou semaines. Les rapports historiques aident à cartographier ce que les entreprises pourraient ignorer dans la surveillance en temps réel. Une organisation peut développer des rapports pour n'importe quelle fonction de l'entreprise et aller en profondeur pour avoir une compréhension plus approfondie, de la finance à la gestion des stocks.
2. Augmentez le retour sur investissement
Les organisations qui utilisent l'ERP pour la première fois peuvent penser que cela coûtera cher. Cependant, une fois que l'entreprise aura dépassé la phase d'admiration, elle verra la valeur de ses investissements ERP. L'ERP connecte toutes les applications critiques d'une organisation. Les employés peuvent utiliser l'ERP comme source unique de vérité plutôt que de naviguer entre plusieurs applications pour obtenir des informations. Les employés n'ont accès qu'à une seule application, ce qui réduit les coûts de formation, fait gagner du temps et leur donne plus de visibilité.
3. Amélioration des performances des employés
Les employés sont employés pour effectuer leur travail et accomplir leurs missions. Cependant, ils doivent assumer des responsabilités administratives pour garantir la conformité des processus et l'intégrité des données. Cela influence leur performance car la plupart de leur temps est consacré à des tâches administratives. Cela sape le moral du personnel et l'empêche d'exercer ses fonctions. La bonne solution ERP peut vous aider à automatiser les opérations répétitives et à permettre au personnel de terminer son travail en moins de temps.
Démo
Besoin de plus d'informations?
Solutions
